Atención personalizada

¿Quién puede acceder al Archivo?

Al ser el Archivo definido por Ley como "bien de dominio público", el acceso a sus fondos es libre y gratuito para todos los ciudadanos (artículo 105 de la Constitución Española de 1978).

¿Qué se puede consultar?

Absolutamente, todo lo que se conserva, a excepción de los documentos clasificados como restringidos, que son aquellos que contienen datos de pertenecientes a la intimidad de las personas y con una antigüedad del documento inferior a los 50 años o de 25 desde la muerte de las personas mencionadas.

No obstante, esta limitación puede ser salvada en los casos demostrables de investigación histórica o de interés legítimo de la consulta (artículo 19 del Reglamento del Archivo Municipal).

Salas de Consulta Pública

El Archivo dispone de dos salas de consulta e investigación abiertas al público, con un total de; 14 puestos de consulta disponibles, 2 terminales informáticos, en red, para acceso a los catálogos informatizados, así como una biblioteca auxiliar, con más de 800 volúmenes.

El acceso a dichas salas es libre y gratuito, una vez completado el protocolo de acceso a la información e identificada ésta por el personal administrativo del Archivo.

Obtención de Copias

La obtención de copias solicitadas de documentos que, por su estado de conservación o naturaleza jurídica, el Archivo autorice, están sujetas a las siguientes tasas, de acuerdo con la Ordenanza Municipal vigente:

  • REPROGRAFIADAS:
    • COPIA EN FORMATO A3 y A4........................................................... 0,10 €.
  • DIGITALIZADAS (indistintamente del número de imágenes y hasta agotar la capacidad del soporte)
    • COPIA IMPRESA DE IMÁGEN DIGITALIZADA................................ 0,20 €.
    • COPIA DE CD....................................................................................... 1,00 €.
    • COPIA DE DVD.................................................................................... 1,50 €.
  • SOLICITUDES A TRAVÉS DE TELÉFONO, CORREO POSTAL O ELECTRÓNICO:
    • COPIA EN FORMATO A3 y A4.......................................................... 0,40 €.
    • COPIA DE CD...................................................................................... 1,60 €.
    • COPIA IMPRESA IMÁGEN DIGITALIZADA...................................... 0,50 €.
    • COPIA DE DVD................................................................................... 2,00 €.

(Pago contra-reembolso)

  • DESCARGAS DE DOCUMENTOS EN LÍNEA DESDE LA WEB:
    • DESCARGA DE IMAGEN A TEXTO COMPLETO......................... 0,20 €.

(Por cada 100 Kb o fracción que exceda de 0,5 Mb por imagen.- 0,10€ más)

 

Protocolo de Acceso

Cuando un usuario llega al Archivo Municipal, en demanda de información, el personal del Centro procede de la siguiente manera:

  • Valoramos la petición de consulta que se nos presenta.
  • Identificamos las series documentales que pudieran contener dicha información solicitada.
  • Entregamos al usuario, para su cumplimentación, el Impreso de Solicitud de Consulta.
  • Enviamos dicha solicitud al Registro General de Entrada de Documentos del Ayuntamiento, para obtener la autorización administrativa correspondiente.
  • Recabamos la firma del solicitante en un impreso (interno) de consultas sistemáticas.
  • Finalmente, ponemos a disposición del usuario, en las salas de consulta para tal fin habilitadas, la documentación hallada.
  • Una vez finalizada la consulta, el personal del Archivo Municipal recoge la documentación entregada (para la verificación de la correcta integridad y tratamiento dado a la documentación, antes de proceder a su definitivo archivo) y el Boletín Diario de Consultas (donde el usuario anota los números de expedientes consultados), así como el número total de fotocopias solicitadas o de fotografías digitales realizadas.

En contra de lo que pudiera parecer, el proceso es sencillo y el paso obligado por cada una de sus fases verdaderamente rápido. Así, por ejemplo, una petición de consulta cuya identificación documental previa se hiciera informáticamente, sería respondida en alrededor de unos 15 minutos. Hablamos aquí del tiempo transcurrido entre la petición misma y la entrega de la documentación para su consulta en una de las salas de trabajo. Hay pues, pasos del proceso que no paralizan el resto del procedimiento. 

Es por ello que decimos que el Protocolo diseñado es a la vez de riguroso, simple y rápido. Por ejemplo, si en cumplimentar la solicitud de acceso documental no emplea el usuario más de 1 minuto (rellenar sus datos de identificación personal y firmar la solicitud), la respuesta del Registro General del Ayuntamiento, comunicándonos el efectivo registro de dicha petición y asignando el número de la autorización temporal (número mismo del Registro de Entrada), puede tardar 3 ó 4 días. 

Lógicamente, nosotros no podemos hacer esperar al usuario, emplazándolo para poder consultar una documentación que en sólo unos minutos ha sido identificada y localizada, de tal modo que, la documentación es servida y la autorización temporal para la consulta suplida, de forma provisional, por un impreso interno de consultas sistemáticas. 

Queda así garantizado el registro y control de toda la documentación que ponemos a disposición de los usuarios y sólo cuando se nos remite el impreso general de solicitud, registrado, se asigna número definitivo de autorización temporal para consultas. 

Aún más, este proceso sólo está el usuario obligado a cumplimentarlo una vez al mes, es decir, la autorización temporal tiene vigencia durante un mes natural, pasado el cual y si el usuario sigue necesitando consultar fondos del Archivo Municipal, ha de solicitar una nueva consulta. De igual manera, el impreso de consultas sistemáticas tiene validez de un mes. 

Para cualquier usuario que lo que necesita es sólo una consulta puntual, este Protocolo, aún con ser extremadamente simple, no le va a reportar la comodidad añadida que, por ejemplo, registra el investigador o incluso el ciudadano que va a emplear varios días en la consulta. 

No es extraño, tampoco, en el caso de los investigadores, consultas que duran meses y hasta años, piénsese si no, en la ardua elaboración de cualquier Tesis Doctoral, Memoria de Licenciatura o estudio que acabe en publicación.

En este último caso, el Protocolo se simplifica más si cabe. La necesaria renovación mensual de la autorización se ve reducida a una mera firma. 

Tenemos un sistema de etiquetado con los datos necesarios para cumplimentar la solicitud, de manera que, al usuario (en este caso, investigador), no se le vuelve a pedir unos datos de identificación personal que ya poseemos desde el principio. Solamente ha de ir registrando, en el Boletín Diario de Consultas, aquella documentación que le va siendo servida.

Finalmente, de todo el proceso va quedando constancia en el Libro de Registro electrónico del Archivo. Pero ésta es ya una tarea administrativa interna que no interfiere en el acto mismo de la consulta documental.

En definitiva, pretendemos poner a disposición del usuario la documentación solicitada en el menor tiempo posible y asegurar, también, la menor interferencia de su trabajo.